Qué es una cuenta de cobro, qué debe llevar y un ejemplo

Una cuenta de cobro es el documento con el que una persona le pide a otra el pago de un trabajo ya hecho o de un bien ya entregado. En Colombia la usan sobre todo quienes no están obligados a facturar —independientes, contratistas por prestación de servicios, arrendadores— y sirve para dejar por escrito quién debe, cuánto, por qué concepto y a qué cuenta se paga.

No es un documento fiscal y no tiene un formato oficial. Lo que sí tiene es una lista de datos que, si faltan, hacen que contabilidad la devuelva.

Esta es la duda real de casi todo el mundo, así que va primero.

• La factura electrónica de venta es un documento fiscal. La emite quien está obligado a facturar, lleva numeración autorizada por la DIAN y se valida ante ella.
• La cuenta de cobro no es fiscal. Es un cobro entre particulares. No se valida ante nadie y no tiene numeración autorizada.

La consecuencia práctica: si estás obligado a facturar, la cuenta de cobro no te reemplaza la factura. Y si no lo estás, la cuenta de cobro es el documento correcto. Quién está obligado depende de tu actividad y de tus ingresos, y cambia con cada reforma: esa la confirmas en la DIAN o con tu contador, no en un blog.

No hay formato oficial, pero sí hay un mínimo que pide cualquier área de pagos:

• El título y el número. Que diga «Cuenta de cobro» y lleve un consecutivo.
• Ciudad y fecha de expedición.
• Quién paga: nombre o razón social exactos, y NIT o cédula.
• Quién cobra: nombre completo y cédula o NIT.
• El valor, en letras y en números. Los dos, y que coincidan.
• El concepto: qué se hizo o qué se entregó, con el período si aplica.
• Cómo se paga: banco, tipo de cuenta, número y titular.
• La firma de quien cobra, con su cédula.

Si hay retención, descuento o anticipo, van desglosados: primero el subtotal, luego el descuento y al final el total a pagar. Poner solo el neto es lo que hace que después nadie entienda la cifra.

Así se ve una cuenta de cobro completa. Los datos son inventados y se nota que lo son: sirve para ver dónde va cada cosa.

Si quieres este mismo formato en blanco para llenarlo, está en la plantilla de cuenta de cobro, en Word, Excel y PDF.

1. El valor en letras no coincide con el de números. Pasa por copiar una cuenta anterior y cambiar solo una de las dos. Es la devolución más común.
2. La razón social está incompleta. Si en el RUT dice «Comercializadora Andina S.A.S.» y tú escribes «Andina», contabilidad no la puede registrar.
3. El concepto es un genérico. «Servicios profesionales» obliga a quien aprueba a buscar el contrato para entender qué está pagando, y ahí es donde la cuenta se queda una semana en un escritorio.

En PDF, nunca en Word: un Word se descuadra al abrirlo en otro computador y, peor, se puede editar. En el asunto del correo, el número y el período —«Cuenta de cobro 014 · octubre»— para que la encuentren cuando la busquen. Y adjunta de una vez lo que te van a pedir: RUT, cédula y la planilla de seguridad social si eres contratista.

Si no quieres armarla a mano, nuestro generador de cuentas de cobro la llena y la descarga en PDF desde el navegador.

• Plantilla de cuenta de cobro en Word, Excel y PDF, gratis.
• Cuenta de cobro para persona natural: retención, seguridad social y qué cambia en el documento.
• Cómo saber cuánto te deben cuando ya pasaste varias y perdiste la cuenta.