Casi nadie empieza a llevar inventario porque le pareció buena idea. Se empieza después de vender algo que no había.
Y el consejo que se encuentra buscando suele ser de almacén de empresa grande: métodos de rotación, valoración de existencias, conteos cíclicos. Para un negocio de una o dos personas eso no es ayuda: es otra cosa que no vas a hacer.
Primero: qué vale la pena contar
No todo. Contarlo todo es lo que hace que el inventario dure tres semanas y se abandone.
Cuenta lo que cumpla una de estas:
- Es caro. Si se pierde una unidad y lo notas en la caja, va dentro.
- Se agota y te hace perder una venta. Lo que el cliente no espera: si no lo tienes, se va.
- Tarda en reponerse. Si el proveedor demora dos semanas, tienes que enterarte dos semanas antes.
Lo barato, de reposición inmediata y que nadie deja de comprarte por falta de él: fuera. Lo revisas de vista.
Un negocio pequeño que controla bien veinte referencias está mucho mejor que uno que controla mal doscientas.
Por qué siempre se descuadra
El inventario no se descuadra por robo. Se descuadra por lo que sale y nadie anota:
- La muestra que le diste a un cliente.
- Lo que se dañó o se venció.
- Lo que se devolvió y volvió al estante sin registrarse.
- Lo que usó el propio negocio.
- La venta que se hizo con el sistema caído y se iba a anotar luego.
Por eso un inventario que solo baja con las ventas miente siempre, por mucho que se cuente bien. Lo que hace falta es poder registrar una salida que no es una venta, y que hacerlo tome cinco segundos. Si toma más, nadie lo hace.
El número que evita las dos pérdidas
Quedarse sin algo cuesta ventas. Tener de más cuesta plata parada y cosas que se vencen. Entre las dos hay un número:
Lo que vendes por semana × las semanas que tarda el proveedor, más un colchón.
Si vendes diez al mes y el proveedor tarda dos semanas, cuando bajes de cinco es momento de pedir. Ese es tu punto de reposición, y es lo único que de verdad necesitas saber de cada producto.
Con eso, revisar el inventario deja de ser contarlo todo: es mirar qué está por debajo de su número.
Las variantes, que es donde se rompe la hoja de cálculo
Mientras vendes productos sueltos, una hoja de cálculo aguanta.
Se rompe el día que aparecen las variantes: la misma camiseta en cuatro tallas y tres colores son doce filas, y cada venta obliga a buscar la correcta. Ahí empiezan los errores, y ahí es donde la gente deja de actualizar.
Si vendes algo con talla, color, sabor o presentación, necesitas que el producto sea uno y las variantes vivan dentro.
Cómo está resuelto en la Suite
El módulo de Inventario de SM Suite lleva los productos y servicios de la marca con sus variantes —talla, color—, sus existencias, sus movimientos y lo que hay que reponer.
«Movimientos» es la pieza de la que hablábamos: la salida que no es una venta queda registrada, así que el número no se va separando de la realidad sin que nadie sepa por qué.
Y como está junto al resto, lo que se vende en el punto de venta baja del inventario sin que nadie lo pase de un sitio a otro.
Si lo llevas en una hoja y ya no confías en el número que te da, ese es el momento. Seguir contando más fuerte no lo arregla.
Lo que dicen nuestros clientes
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