Cartera: cómo saber quién te debe y desde cuándo

Hay una pregunta que deja callado a casi cualquier dueño de negocio pequeño: ¿cuánto te deben ahora mismo?

No el mes pasado. Ahora. Y la segunda, que es peor: ¿cuánto de eso lleva más de sesenta días?

Si la respuesta es «tengo que revisar», ahí está el problema. No es el cliente que no paga: es que te enteras tarde.

La cartera es la plata que ya facturaste y todavía no te han pagado. Trabajo hecho, cobro emitido, dinero en la calle.

Y aquí está lo que la hace peligrosa: esa plata figura como venta aunque no la tengas. Un mes puede cerrar con un resultado excelente y dejarte sin con qué pagar la nómina, porque lo que entró no fue el mismo dinero que se vendió.

Una deuda no se vuelve mala de golpe. Se enfría.

• Hasta 30 días. Normal. No pasa nada.
• De 30 a 60. Aquí es donde se decide. Un recordatorio ahora se cobra casi siempre.
• De 60 a 90. Ya hay que llamar, no escribir. Y hay que preguntar por qué, porque normalmente no es olvido.
• Más de 90. Ahí ya no estás cobrando, estás negociando. Y conviene asumir que una parte no vuelve.

Casi toda la cartera que se pierde se pierde por no haber hecho nada entre el día 30 y el día 60. No por falta de firmeza: por no saber que ese cliente estaba ahí.

Todo el mundo empieza con una. Y funciona exactamente hasta que aparece la primera de estas tres cosas:

• Un abono parcial. El cliente paga la mitad. Ahora la fila tiene que llevar cuánto era, cuánto abonó, cuánto falta y desde cuándo cuenta el plazo. Ahí se empieza a romper.
• Dos personas. Una cobra, otra recibe el pago, y la hoja la actualiza quien se acuerde.
• El cierre de mes. Cuando hay que cuadrar la hoja contra el banco y no dan, nadie sabe cuál de las dos miente.

El problema no es Excel. Es que el cobro y el registro del cobro son dos actos separados, y el segundo depende de que alguien se acuerde.

Sea con lo que sea que la lleves, una cartera que sirve responde estas cuatro sin que tengas que calcular nada:

• Cuánto te deben en total.
• Cuánto de eso está vencido, y repartido por antigüedad.
• Quiénes son los tres que más te deben.
• Qué abonos entraron y contra qué cobro.

Si para contestar cualquiera de las cuatro hay que abrir dos archivos, en la práctica no se contesta nunca.

Nada de esto funciona si lo que mandaste a cobrar estaba mal hecho. Una cuenta de cobro a la que le falta un dato vuelve, y el plazo empieza a contar otra vez desde cero.

Si cobras como independiente, en cómo hacer una cuenta de cobro está qué tiene que llevar para que no te la devuelvan, y el generador para armarla.

En SM Suite el módulo de contabilidad no es un libro aparte: las cuentas de cobro salen con el diseño de tu marca y, en el momento en que se emiten, ya están contadas. Los pagos y los abonos se registran contra su cobro, y la pantalla te dice lo que te deben y lo que está vencido sin que sumes nada.

Y como el cliente es el mismo contacto del CRM, ves la deuda y la conversación en el mismo sitio. Cobrar deja de ser un trabajo de arqueología.

Si quieres saber cuánto tienes en la calle ahora mismo y no lo sabes, ese es el motivo para mirar esto.