Una cuenta de cobro de persona natural lleva lo mismo que cualquier otra, más tres cosas que casi nadie pone la primera vez: la retención desglosada, la declaración de si eres o no responsable de IVA, y el soporte de seguridad social. Esas tres son las que hacen que te la devuelvan o que te paguen tarde.
La retención va desglosada, no neteada
El error clásico es poner directamente lo que vas a recibir. No lo hagas. Escribe las tres líneas:
- Subtotal: lo que vale tu trabajo.
- Retención: el descuento, con su nombre y su porcentaje.
- Total a pagar: lo que entra a tu cuenta.
Importa por dos razones. La primera es contable: quien paga tiene que registrar el valor bruto y la retención por separado, y si tú le das solo el neto, alguien tiene que devolverte el documento o reconstruirlo. La segunda es tuya: esa retención es un anticipo de tu impuesto de renta y la vas a necesitar documentada cuando declares.
Sobre cuánto te retienen: depende del concepto —honorarios, servicios, arrendamiento—, de tu situación tributaria y de las tarifas vigentes, que cambian con cada reforma. No vas a encontrar aquí un porcentaje, y desconfía del blog que te dé uno sin citar la norma. Quien paga es el que practica la retención y el que tiene que decirte qué tarifa te aplica; si quieres comprobarlo por tu cuenta, la fuente es la DIAN o tu contador.
Di si eres o no responsable de IVA
Una línea basta: «No responsable de IVA». Va cerca del total o al pie, y le ahorra a contabilidad la llamada para preguntarte por qué no liquidaste el impuesto.
Si sí eres responsable de IVA, normalmente también estás obligado a facturar, y entonces el documento que te toca no es una cuenta de cobro sino una factura electrónica de venta. Esa diferencia está explicada en qué es una cuenta de cobro.
La seguridad social no va en la cuenta, pero va con ella
Si eres contratista por prestación de servicios, quien te paga está obligado a verificar que cotizaste antes de girarte. En la práctica eso significa que la cuenta de cobro viaja acompañada de la planilla de seguridad social del período.
No la metas dentro del documento: adjúntala al correo y deja una línea en la cuenta que diga que va adjunta. Así quien revisa no tiene que escribirte para pedírtela, que es el motivo número uno por el que un pago se corre de quincena.
El monto sobre el que te toca cotizar y los porcentajes tienen su propia regla y también cambian. Esa la confirmas en la UGPP o con tu contador antes de liquidar la primera.
Cómo se ve
Los datos del ejemplo son inventados, el porcentaje de retención también: está puesto para que se vea dónde va la línea, no como la tarifa que te corresponde a ti.
El formato en blanco, para llenarlo, está en la plantilla de cuenta de cobro. La versión de Excel ya trae la fila de retención con la fórmula puesta.
Qué te van a pedir la primera vez
Antes de pagarte la primera cuenta, casi cualquier empresa pide el mismo paquete. Ten esto listo y te ahorras dos semanas:
- Cédula.
- RUT. Es gratis y se saca en línea en la DIAN; aunque no estés obligado a facturar, te lo van a pedir para registrar el pago.
- Certificación bancaria de la cuenta a la que te van a girar.
- Planilla de seguridad social del período que cobras.
- El contrato o la orden de servicio firmada.
Y una recomendación que no es trámite: guarda cada cuenta de cobro con su número y su fecha de envío. Cuando lleves ocho clientes no vas a acordarte de cuál quedó sin pagar. Si ya te pasó, en cómo saber cuánto te deben está la forma de reconstruirlo.
¿Puedo hacer una cuenta de cobro sin RUT?
El documento en sí no exige RUT. Pero la mayoría de las empresas lo piden para poder registrar el pago y practicar la retención, así que en la práctica te lo van a solicitar. Sacarlo es gratis y se hace en línea en la DIAN.
¿Qué pongo si no soy responsable de IVA?
Una línea que diga «No responsable de IVA», cerca del total o al pie del documento. Con eso contabilidad entiende por qué no hay impuesto liquidado y no tiene que llamarte.
¿Tengo que adjuntar la planilla de seguridad social?
Si eres contratista por prestación de servicios, quien te paga está obligado a verificar tu cotización antes de girarte, así que en la práctica sí: la planilla del período viaja adjunta al correo junto con la cuenta de cobro.
¿Por qué me descuentan de la cuenta de cobro?
Es la retención en la fuente: un anticipo de tu impuesto de renta que recauda quien te paga y le entrega a la DIAN. No es un cobro de la empresa ni una comisión. Al año siguiente te sirve como pago anticipado al declarar, por eso conviene que quede desglosada en el documento.
¿Cada cuánto puedo pasar cuenta de cobro?
Lo que acuerdes en el contrato. Lo más común en prestación de servicios es mensual, al cierre del período trabajado. Lo que importa es que el período cobrado quede escrito en el concepto, para que no se confunda con el del mes anterior.
Si ya estás pasando varias al mes y llevándolas en una carpeta, el módulo de cobros de SM Suite las numera, guarda a quién le cobraste y te dice cuáles siguen sin pagar.
Lo que dicen nuestros clientes
Nuestras opiniones están en Google, escritas por clientes reales, en cada ciudad donde trabajamos.
